Государственное учреждение
Республиканский центр по
организации оздоровления,
отдыха и занятости детей
и подростков

7 секретов успешных людей, которые научились управлять своим временем

Подавляющая часть людей живёт в жёстком ритме, который напоминает не прекращающийся ни на минуту аврал. Каждый день нужно решать множество вопросов, успевать в несколько мест, а время, как известно, не резиновое. Вся эта спешка негативно воздействует на психику и изматывает нервную систему. Как результат, наступает синдром хронической усталости, что ещё больше усугубляет ситуацию. Но можно жить и другой жизнью, если научиться управлять своим временем.

«Метод помидора» («Система минут»)

Франческо создал этот метод для подготовки к экзаменам — он засекал время по кухонному таймеру в виде помидора, что и подарило такое название методу. Суть в том, что в течение 25 минут выделяется время на работу, ни на что не отвлекаясь. После чего делается перерыв на 5 минут, и повторяется цикл. После каждого четвертого цикла необходимо делать перерыв в полчаса на полноценный отдых. Этот метод подходит всем, кто выполняет монотонную работу от уборки дома до подготовки к экзамену.

Метод настолько популярен, что для него даже было создано несколько приложений — под Windows, iOS и Android.

Чтобы узнать больше об этом методе, рекомендуем книгу Штаффана Нётеберга «Тайм-менеджмент по помидору».

Чьи биологические часы точнее

Современная биология говорит нам, что механизмы восприятия времени связаны с биологическими часами человека: предполагается, что в нас происходят физиологические процессы, благодаря которым отсчитываются «кванты времени» [Моисеева Н.И., 1975]. Из этого делается вывод, что изменение скорости протекания биологических процессов меняет и наше восприятие. В подтверждение этой теории было показано, что при повышении температуры тела человек начинает переоценивать количество прошедшего времени, а при понижении — недооценивать [Hancock P.A., 1993]. Доказательства были получены и при работе с фармакологическими препаратами: при усилении метаболизма происходит переоценка времени; при употреблении же определенных наркотических веществ происходит замедление субъективного ощущения времени [Гусев А.Н., 2007].

С точки зрения современной психологии, время субъективно ускоряется, если: 1) увеличивается концентрация событий на период времени [Ornstein R.E., 1969]; 2) возрастает сложность стимулов [Шиффман Х.Р., 2003]; 3) возрастают усилия, требуемые для переработки информации [Шиффман Х.Р., 2003]; 4) возрастает внимание, направленное на оценку времени [Brown S. W., 1985]. Существуют и другие взгляды: субъективное время зависит от видимого пространства (чем меньше его размер, тем медленнее течет время) [Cohen J., Hensel C.E.M, Sylvester J.D., 1953]. Курт Левин отмечает, что возраст также влияет на «растянутость» нашего психологического времени [Lewin К., 1964]. Дети живут настоящим, для них практически не существует ни прошлого, ни будущего. С возрастом человек все больше задумывается над своим прошлым, начинает строить планы на будущее — его субъективное время ускоряется. Подобная точка зрения поддерживается и в современной литературе. Так, известный японский писатель Харуки Мураками замечает: «Время проходит, вот в чем беда. Прошлое растет, а будущее сокращается. Все меньше шансов что-нибудь сделать — и все обиднее за то, чего не успел».

Условно говоря, мы можем сделать вывод о том, что наиболее медленно время течет для ребенка, имеющего пониженную температуру, у которого замедлен метаболизм и который бездельничает в зрительно небольшом пространстве. Быстрее же всего время бежит для лиц пожилого возраста с повышенной температурой тела и ускоренным метаболизмом, увлеченных сложной многоуровневой задачей в большой комнате.

Об авторе

Александр Верещагин – эксперт в области повышения личной продуктивности. Специалист по биоэнергетике.

Участник проекта Ицхака Пинтосевича – «Академия экспертов».

Действительный член ассоциации практических психологов ГИПНАРТ.

Тренер личностного роста, коуч, писатель. Номинант нескольких литературных премий.

На данный момент проживает в Тамбове.

Свое кредо формулирует так: «Моя миссия – помогать людям в решении их проблем, самому гармонично развиваться во всех сферах жизни и обучать этому. А также увеличивать личную эффективность людей за счет моей методики управления психологическим временем».

Адрес для связи: avtrener@

Планирование

Планирование — ключевой момент в управлении временем. Составляя план, учитывайте, что он должен быть разумным и осуществимым — от этого зависит ваша эффективность.

Ставьте конкретные цели и задачи

Корректно описать свою цель — задача не из простых. Мне помогли с этим специальные техники тайм-менеджмента.

Декомпозиция

Различайте цели и задачи. Цель — масштабная и общая. Чтобы достичь цели, нужно е` «раздробить» на более конкретные и локальные задачи. Такой прием называется «декомпозицией целей».

К примеру, вам нужно организовать мероприятие. Ваша цель — «Мероприятие проведено в указанные сроки в рамках утвержденного бюджета». Достижение этой цели складывается из выполнения конкретных задач:

  • «Выбор и согласование площадки»,
  • «Выбор и согласование приглашенных»,
  • «Выбор и организация развлечений».

SMART

После того как вы разбили основную цель на задачи, чётко сформулируйте их. Используйте для этого метод SMART. Задача должна быть:

  • конкретной (Specific),
  • измеримой (Measurable),
  • достижимой (Attainable),
  • актуальной или истинной (Relevant),
  • ограниченной во времени (Time-based).

Сформулированную таким образом задачу легко выполнять — в её описании уже заложены требования. Пример формулировки задачи по SMART: «Увеличить онлайн-продажи на территории России к концу 2017 года на 25 %».

Фиксируйте план действий

Записывайте задачи и цели в бумажный или электронный планировщик. Это поможет освободить голову и не переживать, что вы что-то забыли. Как бонус, получите массу удовольствия, вычеркивая выполненную задачу из списка. При этом мотивация завершить следующую задачу возрастает.

Диаграмма Ганта

Это визуальное представление запланированных дел в виде календаря. Укажите в диаграмме задачи, их сроки, время и порядок выполнения.

Новые тесты

    Любите ли Вы себя? Довольны ли Вы собой? Сова или Жаворонок? Принадлежите ли вы к оптимистам? Велики ли глаза у страха? Умеете ли вы радоваться? Жил человек рассеянный Любите меня Ваша сексуальность Настоящий мужчина – это… Узнайте особенности характера вашего ребенка

Новые статьи

    Как правильно спорить с мужем? Как завоевать уважение окружающих Как побороть страх и неуверенность в себе? 10 способов поднять себе настроение Какая помощь нужна человеку в стрессовой ситуации? Как сделать брак благополучным? Планирование и его опасности Психология спорта: дыхание и состояние

Сосредоточенность на важном

Каждый день нам приходится сталкиваться с тысячами мелких заданий и проблем. Но большинство людей, к сожалению, совершенно неспособны выделять то, что действительно важно. А вот успешные личности, наоборот, за секунду могут решить, нужно ли заниматься данной проблемой в тот же момент, можно ли отложить ее на потом или вовсе проигнорировать.

Думаете, только у вас в отчетах то и дело появляются ошибки, только вашу электронную почту заваливают сотнями писем ежедневно? Конечно же, нет. Но сделать все не под силу даже суперчеловеку. Научитесь делегировать задания, игнорировать проблемы, которые могут решиться сами по себе, и концентрироваться на важном.

Кстати, вот небольшой совет: каждый раз перед тем, как что-то сделать, спросите себя, что именно эта работа вам даст. Она положительно повлияет на вашу жизнь и карьеру? Она важна для вашей конечной цели? Если вы откажетесь от задания, это как-то повлияет на вас, вашу компанию или близких людей? Обязательно пересмотрите свои задачи и расставьте приоритеты.

советов для тех, кто хочет все успеть

В сутках всего 24 часа. Как использовать время рационально?

советов для тех, кто хочет все успеть
  1. Научитесь планировать день. Распишите себе план и придерживайтесь его. Первые 3-5 дней допустимы отклонения от плана. После старайтесь следовать тому, что наметили, не отвлекаясь на другие дела;
  2. Для задач на день используйте планировщики: бумажные или электронные. Используйте в телефоне, ноутбуке «напоминалки», не стесняйтесь пользоваться стикерами. «Я и так запомню» – слоган на будущее, сейчас используйте календарь, телефон для напоминания;
  3. Расставляйте приоритеты. Задач на день можно написать бесконечно много. Определите, что нужно сделать действительно срочно, что может подождать пару дней. Это повысит результативность;
  4. Задачи, на выполнение которых нужно 5-10 минут, выполняйте сразу. Зачем откладывать? Загрузить белье в машину или убрать рабочее место – дело нескольких минут;
  5. Научитесь совмещать простые задачи. Смотрите любимый сериал? Погладьте белье. Добираетесь до работы на общественном транспорте? Почитайте книгу. Стоите в пробке? Послушайте аудиокнигу;
  6. Учитесь делегировать обязанности. Дома ваши близкие могут помочь помыть посуду или загрузить стиральную машину. На работе можно попросить коллегу помочь с какой-то задачей;
  7. Меньше уделяйте внимание «пожирателям времени» – социальным сетям;
  8. Ставьте для себя строгие сроки выполнения и придерживайтесь их. Никаких откладываний «на потом»;
  9. Не забывайте про отдых! Цейтнот и многозадачность – состояния, которые обязательно нужно «разбавлять»: прогуляйтесь, сделайте мини-зарядку, пообщайтесь с друзьями или поспите;
  10. Приучите себя ложиться спать и просыпаться в одно время.
советов для тех, кто хочет все успеть

Можете с уверенностью сказать, что управляете своим временем? Как продуктивно использовать каждую минуту? Наши советы помогут стать хозяином своего времени!

советов для тех, кто хочет все успеть

Сосредоточьтесь на одной задаче за раз

Если в вашей работе много разных дел, постарайтесь сосредоточиться на одной вещи за раз и не отвлекаться на электронную почту, телефонные звонки и прочее.

Только после того, как вы выполнили задание, вы можете перейти к следующему. Как правило, ваши коллеги поймут, если вы время от времени говорите им, что не хотите, чтобы вас беспокоили.

Попробуйте прочитать ваши электронные письма только один раз: либо вы обрабатываете их напрямую, либо передаете их ответственному лицу, либо помещаете их в нужную папку. Таким образом, вы сэкономите время.

ПОДВЕДЕМ ИТОГИ

  1. Выясните, на что вы тратите свое время впустую, и постарайтесь этого больше не делать.
  2. Возьмите за привычку свой день планировать заранее, и в конце дня составлять на следующий день список дел. Запланированная деятельность дает чаще лучший результат, чем незапланированная. Но не планируйте очень много дел, не пытайтесь свои силы переоценить.
  3. Вносите в ранее вами составленный список дел появившиеся новые задачи. Количество информации, которая поступает на работе велико, поэтому удержать ее в голове легкомысленно.
  4. Расставляйте правильно приоритеты, устанавливайте их по критериям важности и срочности. Назначьте для всех задач крайний срок, и сначала выполните те, у которых приоритет выше. Возможно, будут сделаны не все задачи из вашего списка, и это нормально.
  5. Остановите свое внимание на одной какой-то задаче. Если человек концентрируется на чем-то одном, то его мозг будет работать более продуктивно. Крупные дела разбивайте на более мелкие. Такой принцип называют «съесть слона по кусочкам». Избегайте откладывания дел на потом и любого промедления.
  6. Не дайте себя отвлечь пустыми разговорами по телефону и просиживанием в социальных сетях.
  7. Проведите с пользой то время, когда вы едете в автобусе, метро, стоите в пробке: почитайте книгу, прослушайте аудио-уроки, поучите иностранный язык и т.д.
  8. Делайте перерывы на 5 минут один раз в час, разомните шею, потянитесь, выполните повороты и наклоны головы, что позволит увеличить работоспособность. Если у вас не получается себя приучить делать перерывы, то на свой компьютер установите специальную программу, которая на выбранное вами время сможет заблокировать его работу.
  9. Попробуйте обучиться азам тайм-менеджмента, т.е. планировать свою неделю, день, выделяя минут 15-20 на форс-мажорные обстоятельства.

Никто, кроме вас, не сможет рационально распоряжаться вашим временем, поэтому приняв соответствующее решение, работайте над собой, прилагайте усилия к тому, чтобы научиться уважать и беречь собственное время. Вы будете удивлены, насколько много бесценных минут вашей жизни совершенно незаметно проходят впустую.

Тимошенко Елена

Тайм-блокинг и другие техники тайм-менеджмента

То, что ты описал – это техника тайм-блокинг, когда в календаре чётко выделяешь себе периоды времени в течение дня, в которые ты занимаешься задачами.

Да.

А до этого ты пробовал что-нибудь другое? Или сразу с этой техники начал, и она тебе по-кайфу зашла?

Я сначала считал себя очень умным, поэтому решил ничего не гуглить, не читать (в начале карьеры). Из-за этого очень долго и болезненно приходил к разным техникам. Я их даже нигде не видел, они как-то натурально проросли во мне. В начале, конечно, как-то пытался в управляемом хаосе работать, но в какой-то момент понял, что ничего не успеваю и всё это стало само эволюционировать. В общем, глупо было думать, что я самый умный. Нужно было раньше про эти техники почитать, попробовать.

Коротко: ничего больше не знаю, у меня всё своё, какое-то может видоизмененное. Но тайм-блокинг реально крутая штука.

Я хочу тайм-блокинг попробовать, но всё время сбиваюсь. Я пробовал так на неделю расписать себе пул задач, чем я буду заниматься и в какой период времени. Буквально через два дня всё разваливалось, потому что вклинивались какие-то другие срочные задачи и надо было всё передвигать. Больше времени уходило на то, чтобы блоки переместить между собой. У тебя такого нет?

Есть книжка, не помню, как точно называется, но посыл следующий: на работе никогда не должно быть огня. В ней рассказывают про практики всяких компаний из Силиконовой долины. Там был пример проблемы в инженерной компании. В ней были очень крутые сотрудники, к которым все ходили за советами. Поэтому они придумали блоки, в которые ты можешь прийти к специалисту и у него что-то поспрашивать. Естественно, тут же возникает вопрос: «А что, если всё очень горит, и нужно срочно прибежать, иначе компания разрушится?» И там самая главная фраза была: «Тебе надо просто ждать». Это ключевая штука – осознанно заставлять себя. Доходило совсем до экстремальных вещей: люди просто не отвечали в чатах, закрывались в комнатах, чтобы воспитать это уважение к чужому времени.

Поэтому здесь, мне кажется, важно силу применить (может даже к себе) и сказать, что не будешь что-то делать. Скорее всего, ничего не случится плохого.

У меня, например, есть четверг. В этот день у меня только звонки с командой и никто не имеет права ничего туда ставить. Ни генеральный, ни фаундер, ни даже совет директоров. Я это пропускаю, потому что четверг – это день, в который все мои ребята в команде (от основных ребят до интернов) бронируют время в моём календаре. Я осознанно и жёстко всё скипаю, все встречи, которые прилетают со стороны.

Это сейчас у тебя так. Вы в относительно безопасной финансовой ситуации, под крылом у Сбера. А до этого, когда вы были стартапом, так можно было делать? Мы в прошлом выпуске с Гаджи Алиевым разговаривали про стартапы и у меня сложилось такое впечатление, что стартап – это как раз огонь, всегда нужно что-то срочно делать, потому что иначе все это забуксует и не разовьётся.

Согласен. Я говорю сейчас про компанию устоявшуюся. Конечно, стартап – это контролируемый хаос, но там без островков собственной безопасности и спокойствия вообще никак нельзя выжить. Мы на своей шкуре испытали, когда постоянно что-то горит. Из-за этого фокус смещается. Тогда мы каждый день начинали на полчаса раньше утром и планировали, что хотим сделать, и старались придерживаться того, что запланировали на день. Конечно, что-то влетало, но мы осознанно старались.

А вообще, по-честному, очень мало вещей могут разрушить твой бизнес за один день. Надо себе в этом отдавать отчёт. Поэтому до какой-то степени любая задачка может подождать, как минимум – день. Здесь не надо в какой-то экстрим уходить, как я в начале сказал. Там, действительно, для более спокойных работ, уже устойчивых. Но всё-равно нельзя оправдывать себя тем, что куча дел, я человек-оркестр. Скорее всего такая многозадачность не сработает.

А ты веришь в многозадачность?

Нет. Я согласен с тем, что у вас в подкасте было рассказано в восьмиминутном отрывочке. Мне тоже кажется, что можно делать только одну вещь сфокусировано и эффективно. Я думаю, базовая проблема тайм-менеджмента не про то, как все 100% задач успеть, а про понимание, какие 80% вообще не нужны. Есть огромное количество разных мысленных экспериментов и упражнений, чтобы определить эти 80% задач. Скорее всего, когда делаешь много задач параллельно, ты имитируешь работу. Даже не со зла, а просто, чтобы чувствовать себя занятым. Так не чувствуешь себя плохим сотрудником, даже если не двигаешься. Очень важно не путать движение с прогрессом.

Возвращаясь к твоему вопросу про многозадачность – нет, это не работает. Часто она нужна для того, чтобы себя успокоить. Гораздо тяжелее сказать: «Я не буду делать ничего кроме одной задачи сегодня», чем сказать: «Давайте я сделаю пять задач».

Ты говорил про успевание: не нужно стараться всё успеть, нужно выделить важные дела и успевать их. У тебя в целом много проектов – СберМаркет, работа в театре и, насколько я понял, ты преподаешь.

Да, еще преподаю. Плюс у меня еще двое детей, им по два года, они двойняшки (но это не облегчающий фактор).

Заключение

Дорогие мои, говорить “нет” не сложно, если делать это умело! Для этого вам необходимо:

  1. Знать причину своей безотказности. Именно знание причины ведет к решению проблемы.
  2. Используйте предоставленные выше советы и фразы для лаконичного и вежливого отказа.
  3. Если вам не хватает смелости или практики для отказа, читайте книги и проходите тренинги, онлайн-интенсивы, посвященные этой теме.

С вами была Людмила Редькина, если вас заинтересовала эта тема, и вы имеете опыт вежливого “нет” без угрызений совести, поделитесь им с нами в комментариях. Желаю вам построения гармоничных отношений и твердого отстаивания своих границ!

Совет седьмой: большую задачу делите на части

Если вы никак не можете приступить к выполнению задачи, потому что боитесь с ней не справиться, это означает, что вы взялись за слишком большую задачу. В этом случае нужно разделить её на несколько мелких частей и начинать выполнять их по очереди – можно сначала приступить к тем частям, которые вам кажутся самыми лёгкими. Важно отмечать свои успехи на каждом этапе: после выполнения каждой следующей части большой задачи похвалите себя или даже поощрите (например, чашкой чая с конфетой), а затем приступайте к следующему этапу. Разбивка большой задачи на несколько мелких частей поможет преодолеть сомнения в собственных силах и существенно ускорит работу.