Государственное учреждение
Республиканский центр по
организации оздоровления,
отдыха и занятости детей
и подростков

Продуктивный настрой: 10 советов для тех, кто хочет все успеть

Подавляющая часть людей живёт в жёстком ритме, который напоминает не прекращающийся ни на минуту аврал. Каждый день нужно решать множество вопросов, успевать в несколько мест, а время, как известно, не резиновое. Вся эта спешка негативно воздействует на психику и изматывает нервную систему. Как результат, наступает синдром хронической усталости, что ещё больше усугубляет ситуацию. Но можно жить и другой жизнью, если научиться управлять своим временем.

«Метод помидора» («Система минут»)

Франческо создал этот метод для подготовки к экзаменам — он засекал время по кухонному таймеру в виде помидора, что и подарило такое название методу. Суть в том, что в течение 25 минут выделяется время на работу, ни на что не отвлекаясь. После чего делается перерыв на 5 минут, и повторяется цикл. После каждого четвертого цикла необходимо делать перерыв в полчаса на полноценный отдых. Этот метод подходит всем, кто выполняет монотонную работу от уборки дома до подготовки к экзамену.

Метод настолько популярен, что для него даже было создано несколько приложений — под Windows, iOS и Android.

Чтобы узнать больше об этом методе, рекомендуем книгу Штаффана Нётеберга «Тайм-менеджмент по помидору».

Тайм-менеджмент

Как часто ловите себя на мысли, что не замечаете, как пролетел час, день, месяц? «Тайм менеджмент» – современный термин, знакомый многим. Означает способы организации времени и повышения эффективности его использования. Актуально понятие для работающих и домохозяек. Любому человеку нужно уметь распределять время эффективно. Какой результат нерационального использования времени?

  • Усталость, перерастающая в хроническую;
  • Раздражительность;
  • Депрессия;
  • Нарушение сна;
  • Проблемы со здоровьем;
  • Незавершенные дела;
  • Сложности на работе, в личной жизни.
Тайм-менеджмент

Время, его распределение – действительно играет важную роль. Задумайтесь!

Чьи биологические часы точнее

Современная биология говорит нам, что механизмы восприятия времени связаны с биологическими часами человека: предполагается, что в нас происходят физиологические процессы, благодаря которым отсчитываются «кванты времени» [Моисеева Н.И., 1975]. Из этого делается вывод, что изменение скорости протекания биологических процессов меняет и наше восприятие. В подтверждение этой теории было показано, что при повышении температуры тела человек начинает переоценивать количество прошедшего времени, а при понижении — недооценивать [Hancock P.A., 1993]. Доказательства были получены и при работе с фармакологическими препаратами: при усилении метаболизма происходит переоценка времени; при употреблении же определенных наркотических веществ происходит замедление субъективного ощущения времени [Гусев А.Н., 2007].

С точки зрения современной психологии, время субъективно ускоряется, если: 1) увеличивается концентрация событий на период времени [Ornstein R.E., 1969]; 2) возрастает сложность стимулов [Шиффман Х.Р., 2003]; 3) возрастают усилия, требуемые для переработки информации [Шиффман Х.Р., 2003]; 4) возрастает внимание, направленное на оценку времени [Brown S. W., 1985]. Существуют и другие взгляды: субъективное время зависит от видимого пространства (чем меньше его размер, тем медленнее течет время) [Cohen J., Hensel C.E.M, Sylvester J.D., 1953]. Курт Левин отмечает, что возраст также влияет на «растянутость» нашего психологического времени [Lewin К., 1964]. Дети живут настоящим, для них практически не существует ни прошлого, ни будущего. С возрастом человек все больше задумывается над своим прошлым, начинает строить планы на будущее — его субъективное время ускоряется. Подобная точка зрения поддерживается и в современной литературе. Так, известный японский писатель Харуки Мураками замечает: «Время проходит, вот в чем беда. Прошлое растет, а будущее сокращается. Все меньше шансов что-нибудь сделать — и все обиднее за то, чего не успел».

Условно говоря, мы можем сделать вывод о том, что наиболее медленно время течет для ребенка, имеющего пониженную температуру, у которого замедлен метаболизм и который бездельничает в зрительно небольшом пространстве. Быстрее же всего время бежит для лиц пожилого возраста с повышенной температурой тела и ускоренным метаболизмом, увлеченных сложной многоуровневой задачей в большой комнате.

Ежедневные ритуалы

Как свидетельствует статистика, успешные люди имеют собственные ежедневные ритуалы, которые помогают им заряжаться энергией, настраиваться на работу, расставлять приоритеты. Ритуалы есть как у бизнесменов и политиков, так и у профессиональных спортсменов и личностных тренеров.

Например, Тим Кук просыпается около четырех утра и в первую очередь идет в спортзал. Он повторяет такую схему каждый день. Тони Роббинс делает специальные упражнения для того, чтобы достичь уровня максимальной концентрации.

Такие ритуалы очень важны. Во-первых, они позволяют выделить несколько минут в день лично для себя, насладиться тишиной. Во-вторых, так вы сможете настроиться на нужный лад. А еще вы всегда будете знать — что бы ни случилось в вашей жизни, завтра наступит утро, а с ним и ваш привычный ритуал.

Бегать в спортзал до восхода солнца, конечно же, необязательно. Возможно, вам поможет пятиминутная медитация. А может, стоит заварить чашку ароматного кофе и уединиться на террасе. Утренняя пробежка, гимнастика, йога, чтение — для ритуала можно выбрать любое занятие, которое оказалось эффективным именно для вас.

Об авторе

Александр Верещагин – эксперт в области повышения личной продуктивности. Специалист по биоэнергетике.

Участник проекта Ицхака Пинтосевича – «Академия экспертов».

Действительный член ассоциации практических психологов ГИПНАРТ.

Тренер личностного роста, коуч, писатель. Номинант нескольких литературных премий.

На данный момент проживает в Тамбове.

Свое кредо формулирует так: «Моя миссия – помогать людям в решении их проблем, самому гармонично развиваться во всех сферах жизни и обучать этому. А также увеличивать личную эффективность людей за счет моей методики управления психологическим временем».

Адрес для связи: avtrener@

Планирование

Планирование — ключевой момент в управлении временем. Составляя план, учитывайте, что он должен быть разумным и осуществимым — от этого зависит ваша эффективность.

Ставьте конкретные цели и задачи

Корректно описать свою цель — задача не из простых. Мне помогли с этим специальные техники тайм-менеджмента.

Декомпозиция

Различайте цели и задачи. Цель — масштабная и общая. Чтобы достичь цели, нужно е` «раздробить» на более конкретные и локальные задачи. Такой прием называется «декомпозицией целей».

К примеру, вам нужно организовать мероприятие. Ваша цель — «Мероприятие проведено в указанные сроки в рамках утвержденного бюджета». Достижение этой цели складывается из выполнения конкретных задач:

  • «Выбор и согласование площадки»,
  • «Выбор и согласование приглашенных»,
  • «Выбор и организация развлечений».

SMART

После того как вы разбили основную цель на задачи, чётко сформулируйте их. Используйте для этого метод SMART. Задача должна быть:

Планирование
  • конкретной (Specific),
  • измеримой (Measurable),
  • достижимой (Attainable),
  • актуальной или истинной (Relevant),
  • ограниченной во времени (Time-based).

Сформулированную таким образом задачу легко выполнять — в её описании уже заложены требования. Пример формулировки задачи по SMART: «Увеличить онлайн-продажи на территории России к концу 2017 года на 25 %».

Фиксируйте план действий

Записывайте задачи и цели в бумажный или электронный планировщик. Это поможет освободить голову и не переживать, что вы что-то забыли. Как бонус, получите массу удовольствия, вычеркивая выполненную задачу из списка. При этом мотивация завершить следующую задачу возрастает.

Диаграмма Ганта

Это визуальное представление запланированных дел в виде календаря. Укажите в диаграмме задачи, их сроки, время и порядок выполнения.

Новые тесты

    Любите ли Вы себя? Довольны ли Вы собой? Сова или Жаворонок? Принадлежите ли вы к оптимистам? Велики ли глаза у страха? Умеете ли вы радоваться? Жил человек рассеянный Любите меня Ваша сексуальность Настоящий мужчина – это… Узнайте особенности характера вашего ребенка

Новые статьи

    Как правильно спорить с мужем? Как завоевать уважение окружающих Как побороть страх и неуверенность в себе? 10 способов поднять себе настроение Какая помощь нужна человеку в стрессовой ситуации? Как сделать брак благополучным? Планирование и его опасности Психология спорта: дыхание и состояние

Придумайте для себя систему мотивации и концентрации, чтобы не откладывать на потом неприятные и трудные задачи

Даже небольшие задачи могут «съедать» весомый кусок времени, если вы бесконечно откладываете их на потом и страдаете от собственной несобранности. Вот несколько советов, как организовать работу с трудными или неприятными задачами:

  • придумайте «якорь» для концентрации на работе. Это может быть чашка крепкого кофе, который вы выпиваете каждый день в начале рабочего дня, просматривая дела и намечая приоритеты. Или определенная музыка, которую вы включаете, когда нужно заняться сложной работой. Подойдет любой ритуал, который поможет настроиться на работу.
  • съедайте «лягушку» раньше. Если у вас есть неприятная задача, которая займет 5 минут или меньше, сделайте ее с утра, не откладывая на потом. Так вы расправитесь с самым неприятным пораньше и сможете посвятить день более приятным вещам.
  • режьте «слона» на бифштексы. Разделите большую задачу на конкретные и посильные шаги и выполняйте их каждый день. Например, чтобы написать книгу за 3 месяца, нужно писать в день хотя бы по 3 страницы текста – вполне посильная задача.
  • продумайте промежуточные мотивации. Например, если вы за день сделали все, что запланировали, можно поощрить себя чем-то приятным: походом в кино, чашкой кофе в уютной кофейне.
  • метод кнута и пряника. Отрицательная мотивация тоже может сработать при самоконтроле. Например, если вы месяц каждый день работали над важным проектом (изучение английского, написание книги), можно поощрить себя шопингом, поездкой за город или другим значимым для вас призом. А если вы были не усидчивы и откладывали на потом запланированные дела, шопинг или любой другой «приз» отменяется.

КАК УПРАВЛЯТЬ СВОИМ ВРЕМЕНЕМ

1. Тайм – менеджмент

Принципы тайм-менеджмента можно использовать не только на работе, но и дома. Они помогут распорядиться временем так, что личного времени, предназначенного для отдыха, станет намного больше.

Один из них – принцип Парето, или правило 80/20, гласит: 80% результата достигается при затрате 20% усилий. На остальные же 20% результата затрачивается 80% усилий. Следовательно, если правильно распределить время и силы, то наибольшего результата можно добиться малыми усилиями.

Чтобы так и произошло, с вечера нужно подумать о делах завтрашних и составить перечень предстоящих задач. Важно записать их на бумаге с тем, чтобы потом выполненные вычеркивать. Мелочь, но она вызывает чувство удовлетворения и добавляет энтузиазма.

Планировать нужно от больших задач к малым, указывая конкретные сроки их выполнения. Большой объем работ делится на несколько частей. 20% времени, потраченного на обдумывание путей решения задачи, позволит сэкономить 80% времени при ее непосредственном решении.

Еще один принцип тайм-менеджмента – расстановка приоритетов в решении задач в соответствии с «матрицей Эйзенхауэра». Рабочий график 34-го американского президента Д. Эйзенхауэра был очень насыщенным, и для его оптимизации он разработал «матрицу», которой сейчас пользуются люди во всем мире. Он пришел к заключению, что важные дела часто бывают не срочными, а срочные не всегда являются важными, поэтому разделил их на 4 группы: важные и неважные, срочные и несрочные.

  1. В 1-ю группу он включил дела важные и срочные. Эти дела не терпят промедления. Желательно, чтобы эта клетка в таблице-матрице оставалась пустой или же в ней было не больше одного-двух дел. Если их там окажется больше, значит, приоритеты определены неверно, и форс-мажор неизбежен (например, острая зубная боль, защита диплома, прорыв трубы в ванной, и пр.).
  2. Во 2-ю – важные, но не срочные. Если на них махнуть рукой, они могут перейти в разряд важных и срочных (к примеру, профилактический осмотр у стоматолога, сбор материала для дипломной работы, замена сантехники).
  3. В 3-ю – срочные, но не важные (незапланированные телефонный звонок, встреча).
  4. В 4-ю – не срочные и не важные. Такие дела можно назвать хронофагами – пожирателями времени (просмотр неинформативных передач, неразвивающие игры, бессмысленные разговоры).

Те, кто благодаря матрице научился расставлять приоритеты в своих делах, подтверждают, что стали более собранными и организованными.

«Метод помидора» не позволит работе нам наскучить, а значит, мы не будем тянуть время, лишь бы ее избежать. Метод предполагает 5-минутные перерывы после каждых 25 минут работы. Выполнив 4 таких цикла, удлиняем перерыв до получаса. Следить за временем нам поможет таймер (метод назван в честь таймера в виде помидора).

«Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!» – рекомендует Брайан Трейси, которого называют психологом успеха, в книге с таким названием. Под лягушкой он подразумевает самое трудное и неприятное дело, которое он советует сделать с самого утра. Покончив с ним, мы обеспечим себе прекрасное настроение на весь день. «Если с утра первым делом съесть лягушку, – писал Марк Твен, – остаток дня будет чудесным».

Если мы не пересилим себя и не «съедим лягушку на завтрак», мысль о неприятном деле будет преследовать нас и портить настроение, чем бы мы не занялись. Хотя, скорее всего, ничем конкретным мы так и не займемся.

2. Учимся говорить “Нет”

В 2008 г. на экраны кинотеатров вышел фильм «Всегда говори „Да“» о человеке, жизнь которого не ладилась, потому что он на все предложения отвечал «нет». И она круто изменилась в лучшую сторону, когда он стал говорить «да». Слоган фильма – «Одно слово может изменить твою жизнь». Вот так же круто может измениться жизнь тех, кто не умеет отказывать, когда они научатся говорить «нет».

Безотказные люди тратят личное время впустую, потому что выполняют чужие просьбы, выслушивают пустые разговоры и, по сути, живут чужой жизнью. Говорят, прежде чем сказать кому-то «да», подумайте, не говорите ли вы тем самым «нет» себе, своим делам и желаниям.

3. Наводим порядок

Много времени отнимают поиски нужной вещи: мы все знаем, где ее взять, но почему-то забываем ее положить туда, где ищем, после того как ею воспользовались. В ходе поисков отвлекаемся на заинтересовавшие нас посторонние дела, потом спохватываемся, что между прочим прошло уже едва ли не полдня. В итоге поиски забирают у нас больше времени, чем наведение порядка.

Привычка вовремя избавляться от хлама экономит время, а корзину для мусора называют эффективным инструментом тайм-менеджмента.

4. Настраиваем настроение

Говорят, как день начнешь, так его и проведешь. Встали утром с мыслями, что «все плохо», делать ничего не хочется, так себя на весь день и запрограммировали. А потом удивляемся, что день прошел впустую! Настроение требует настраивания: вот и не накручиваем себя, а думаем о бонусах, которые ждут нас впереди в награду за успешный день. Говорим себе: «Хорошего дня! – и за дело.

5. Блокируем соцсети на рабочем компьютере

От такой зависимости, если уж в нее попали, избавиться не так просто, но можно. Стоит лишь на неделю отключиться от соцсетей, чтобы понять, что их роль в нашей жизни совсем не первостепенна.

Сосредоточьтесь на одной задаче за раз

Если в вашей работе много разных дел, постарайтесь сосредоточиться на одной вещи за раз и не отвлекаться на электронную почту, телефонные звонки и прочее.

Только после того, как вы выполнили задание, вы можете перейти к следующему. Как правило, ваши коллеги поймут, если вы время от времени говорите им, что не хотите, чтобы вас беспокоили.

Попробуйте прочитать ваши электронные письма только один раз: либо вы обрабатываете их напрямую, либо передаете их ответственному лицу, либо помещаете их в нужную папку. Таким образом, вы сэкономите время.

Совет седьмой: большую задачу делите на части

Если вы никак не можете приступить к выполнению задачи, потому что боитесь с ней не справиться, это означает, что вы взялись за слишком большую задачу. В этом случае нужно разделить её на несколько мелких частей и начинать выполнять их по очереди – можно сначала приступить к тем частям, которые вам кажутся самыми лёгкими. Важно отмечать свои успехи на каждом этапе: после выполнения каждой следующей части большой задачи похвалите себя или даже поощрите (например, чашкой чая с конфетой), а затем приступайте к следующему этапу. Разбивка большой задачи на несколько мелких частей поможет преодолеть сомнения в собственных силах и существенно ускорит работу.

Правило исключающего «Да»

Ещё две вещи, которые были для меня основополагающими за последний год. Правило исключающего «Да». Фраза, которая сильно повлияла на меня как на руководителя и человека, и то, что я постоянно своей команде говорю, звучит так: «Когда ты говоришь «Да» чему-то, на самом деле ты говоришь «Нет» всему остальному». И это простая, но глубокая фраза. Реально, у тебя время ограничено. Когда ты говоришь «Да» чему-то одному, альтернативно ты несёшь издержки по всему остальному. Когда ты говоришь: «Да, друг, я с тобой встречусь», на самом деле ты говоришь «Нет» осознанно, например, тому, что ты проведёшь время со своей второй половинкой и т.д. Это нормально. Приоритет увидеть своего хорошего друга – это нормально, но ты должен быть максимально осознан в том, что в любой час времени ты можешь делать всё, что угодно, и когда ты выбираешь, чем его занять, ты автоматически отметаешь всё остальное. Это большой уровень стресса, потому что ты осознанно отказываешься. Не сказать, что это сильно помогает с эмоциональной точки зрения, но это, мне кажется, неотъемлемая составляющая взросления, когда приходится чем-то жертвовать.

И последнее, если про «Эссенциализм» говорит. У автора есть одна фраза очень короткая, и она мне тоже кажется гениальной. Мы даже в какой-то момент её распечатали и положили на рабочем столе, чтоб на неё постоянно смотреть. Фраза звучит так: «Over worked but under utilized» — перерабатываемый, т.е. человек, который перерабатывает, но не утилизированный. И это мне кажется гениально, потому что ты можешь работать много, но с точки зрения эффективной утилизации не делать ничего. У Джим Рона тоже есть фраза такая: «Don’t mistake movement for achieving или for progress» — очень легко спутать движение с прогрессом. Эта ловушка занятости, в которую ты сам себя попадаешь, потому что создаёшь видимость: куча встреч, ты что-то делаешь, какие-то задачки, на письма отвечаешь, у тебя есть ощущение того, что ты в потоке, но на самом деле, скорее всего, ты просто двигаешься, и прогресс происходит рывком, а не каким-то равномерным движением.

На этом я бы и закончил свой большой монолог о «Over worked but under utilized» — главном правиле тайм-менеджмента. Мы даже у себя на уровне компании сформировали видение, что каждый квартал мы не говорим, что мы будем делать, потому что и так понятно, что надо делать с продуктом, бизнесом, какие города открывать, в какую сторону нужно идти, развивать свои отношения с партнерами и т.д. Главный вопрос, на который мы сейчас отвечаем – это чего мы не будем делать. Это более сложная задачка, когда ты осознанно пытаешься от чего-то отказаться.