Государственное учреждение
Республиканский центр по
организации оздоровления,
отдыха и занятости детей
и подростков

Тик-так: 15 самых эффективных техник тайм-менеджмента

Подавляющая часть людей живёт в жёстком ритме, который напоминает не прекращающийся ни на минуту аврал. Каждый день нужно решать множество вопросов, успевать в несколько мест, а время, как известно, не резиновое. Вся эта спешка негативно воздействует на психику и изматывает нервную систему. Как результат, наступает синдром хронической усталости, что ещё больше усугубляет ситуацию. Но можно жить и другой жизнью, если научиться управлять своим временем.

Совет первый: записывайте свои задачи

Начните ежедневно в мельчайших подробностях записывать все свои задачи и дела, которые вы планируете сделать в этот день. Такой список можно составлять накануне вечером или в начале дня. Внесите в него буквально всё, включая уборку кровати и утренний туалет. В течение дня за каждую выполненную задачу ставьте себе плюс, а вечером подведите итог: какое количество задач было запланировано, сколько из них было сделано, а сколько так и остались невыполненными.

Такие записи нужно вести на протяжении рабочей недели. В конце недели нужно подвести итог и посмотреть, сколько в среднем задач вам удаётся выполнить за день, сколько и какие именно задачи регулярно остаются невыполненными или переносятся на следующий день. Такой самоанализ поможет эффективнее решить проблему дефицита времени.

«Метод помидора» («Система минут»)

Франческо создал этот метод для подготовки к экзаменам — он засекал время по кухонному таймеру в виде помидора, что и подарило такое название методу. Суть в том, что в течение 25 минут выделяется время на работу, ни на что не отвлекаясь. После чего делается перерыв на 5 минут, и повторяется цикл. После каждого четвертого цикла необходимо делать перерыв в полчаса на полноценный отдых. Этот метод подходит всем, кто выполняет монотонную работу от уборки дома до подготовки к экзамену.

Метод настолько популярен, что для него даже было создано несколько приложений — под Windows, iOS и Android.

Чтобы узнать больше об этом методе, рекомендуем книгу Штаффана Нётеберга «Тайм-менеджмент по помидору».

Тайм-менеджмент

Как часто ловите себя на мысли, что не замечаете, как пролетел час, день, месяц? «Тайм менеджмент» – современный термин, знакомый многим. Означает способы организации времени и повышения эффективности его использования. Актуально понятие для работающих и домохозяек. Любому человеку нужно уметь распределять время эффективно. Какой результат нерационального использования времени?

  • Усталость, перерастающая в хроническую;
  • Раздражительность;
  • Депрессия;
  • Нарушение сна;
  • Проблемы со здоровьем;
  • Незавершенные дела;
  • Сложности на работе, в личной жизни.
Тайм-менеджмент

Время, его распределение – действительно играет важную роль. Задумайтесь!

Чьи биологические часы точнее

Современная биология говорит нам, что механизмы восприятия времени связаны с биологическими часами человека: предполагается, что в нас происходят физиологические процессы, благодаря которым отсчитываются «кванты времени» [Моисеева Н.И., 1975]. Из этого делается вывод, что изменение скорости протекания биологических процессов меняет и наше восприятие. В подтверждение этой теории было показано, что при повышении температуры тела человек начинает переоценивать количество прошедшего времени, а при понижении — недооценивать [Hancock P.A., 1993]. Доказательства были получены и при работе с фармакологическими препаратами: при усилении метаболизма происходит переоценка времени; при употреблении же определенных наркотических веществ происходит замедление субъективного ощущения времени [Гусев А.Н., 2007].

С точки зрения современной психологии, время субъективно ускоряется, если: 1) увеличивается концентрация событий на период времени [Ornstein R.E., 1969]; 2) возрастает сложность стимулов [Шиффман Х.Р., 2003]; 3) возрастают усилия, требуемые для переработки информации [Шиффман Х.Р., 2003]; 4) возрастает внимание, направленное на оценку времени [Brown S. W., 1985]. Существуют и другие взгляды: субъективное время зависит от видимого пространства (чем меньше его размер, тем медленнее течет время) [Cohen J., Hensel C.E.M, Sylvester J.D., 1953]. Курт Левин отмечает, что возраст также влияет на «растянутость» нашего психологического времени [Lewin К., 1964]. Дети живут настоящим, для них практически не существует ни прошлого, ни будущего. С возрастом человек все больше задумывается над своим прошлым, начинает строить планы на будущее — его субъективное время ускоряется. Подобная точка зрения поддерживается и в современной литературе. Так, известный японский писатель Харуки Мураками замечает: «Время проходит, вот в чем беда. Прошлое растет, а будущее сокращается. Все меньше шансов что-нибудь сделать — и все обиднее за то, чего не успел».

Условно говоря, мы можем сделать вывод о том, что наиболее медленно время течет для ребенка, имеющего пониженную температуру, у которого замедлен метаболизм и который бездельничает в зрительно небольшом пространстве. Быстрее же всего время бежит для лиц пожилого возраста с повышенной температурой тела и ускоренным метаболизмом, увлеченных сложной многоуровневой задачей в большой комнате.

ПОЧЕМУ МЫ ТРАТИМ ВРЕМЯ ВПУСТУЮ

Сказать, что мы потратили время впустую, мы можем лишь после того, как оно уйдет. До того нам кажется, что наше занятие вполне себе имеет смысл. Телепрограммы, разговоры, посиделки, общение в соцсетях, бесцельные походы по супермаркетам, чтобы «просто померить», отнимают много времени, хотя потом мы не можем вспомнить, о чем шла речь в передаче или о чем говорили с подругой.

Правда, психологи говорят, что если не злоупотреблять, такое времяпрепровождение для некоторых может быть своеобразной психологической разгрузкой – лишь бы оно не стало образом жизни.

Если мы не относимся к тем, кого называют закоренелыми лентяями, то главная причина, почему мы увиливаем от дел, – отсутствие интереса к тому, чем нам предстоит заняться, и отсутствие мотивации.

Американский писатель Джексон Браун советует: «Найди работу, которая тебе нравится, – так ты добавишь пять дней к каждой неделе!». То же самое говорил и Стив Джобс: «Есть только один способ проделать большую работу – полюбить ее».

Причиной прокрастинации может быть и пугающий объем предстоящей работы, и недостаточный уровень знаний, чтобы выполнить ее в срок, и неумение планировать свое время. Зная причины, по которым наше время уходит впустую, мы сможем заняться «лечением» проблемы. Ведь, как сказал тот же Джексон Браун, у великих людей –Микеланджело, Леонардо да Винчи, Альберта Эйнштейна и других было не больше времени, чем у нас, но они оставили после себя огромное творческое наследие.

Об авторе

Александр Верещагин – эксперт в области повышения личной продуктивности. Специалист по биоэнергетике.

Участник проекта Ицхака Пинтосевича – «Академия экспертов».

Действительный член ассоциации практических психологов ГИПНАРТ.

Тренер личностного роста, коуч, писатель. Номинант нескольких литературных премий.

На данный момент проживает в Тамбове.

Свое кредо формулирует так: «Моя миссия – помогать людям в решении их проблем, самому гармонично развиваться во всех сферах жизни и обучать этому. А также увеличивать личную эффективность людей за счет моей методики управления психологическим временем».

Адрес для связи: avtrener@

Планирование

Планирование — ключевой момент в управлении временем. Составляя план, учитывайте, что он должен быть разумным и осуществимым — от этого зависит ваша эффективность.

Ставьте конкретные цели и задачи

Корректно описать свою цель — задача не из простых. Мне помогли с этим специальные техники тайм-менеджмента.

Декомпозиция

Различайте цели и задачи. Цель — масштабная и общая. Чтобы достичь цели, нужно е` «раздробить» на более конкретные и локальные задачи. Такой прием называется «декомпозицией целей».

К примеру, вам нужно организовать мероприятие. Ваша цель — «Мероприятие проведено в указанные сроки в рамках утвержденного бюджета». Достижение этой цели складывается из выполнения конкретных задач:

  • «Выбор и согласование площадки»,
  • «Выбор и согласование приглашенных»,
  • «Выбор и организация развлечений».

SMART

После того как вы разбили основную цель на задачи, чётко сформулируйте их. Используйте для этого метод SMART. Задача должна быть:

Планирование
  • конкретной (Specific),
  • измеримой (Measurable),
  • достижимой (Attainable),
  • актуальной или истинной (Relevant),
  • ограниченной во времени (Time-based).

Сформулированную таким образом задачу легко выполнять — в её описании уже заложены требования. Пример формулировки задачи по SMART: «Увеличить онлайн-продажи на территории России к концу 2017 года на 25 %».

Фиксируйте план действий

Записывайте задачи и цели в бумажный или электронный планировщик. Это поможет освободить голову и не переживать, что вы что-то забыли. Как бонус, получите массу удовольствия, вычеркивая выполненную задачу из списка. При этом мотивация завершить следующую задачу возрастает.

Диаграмма Ганта

Это визуальное представление запланированных дел в виде календаря. Укажите в диаграмме задачи, их сроки, время и порядок выполнения.

Новые тесты

    Любите ли Вы себя? Довольны ли Вы собой? Сова или Жаворонок? Принадлежите ли вы к оптимистам? Велики ли глаза у страха? Умеете ли вы радоваться? Жил человек рассеянный Любите меня Ваша сексуальность Настоящий мужчина – это… Узнайте особенности характера вашего ребенка

Новые статьи

    Как правильно спорить с мужем? Как завоевать уважение окружающих Как побороть страх и неуверенность в себе? 10 способов поднять себе настроение Какая помощь нужна человеку в стрессовой ситуации? Как сделать брак благополучным? Планирование и его опасности Психология спорта: дыхание и состояние

Сосредоточьтесь на одной задаче за раз

Если в вашей работе много разных дел, постарайтесь сосредоточиться на одной вещи за раз и не отвлекаться на электронную почту, телефонные звонки и прочее.

Только после того, как вы выполнили задание, вы можете перейти к следующему. Как правило, ваши коллеги поймут, если вы время от времени говорите им, что не хотите, чтобы вас беспокоили.

Попробуйте прочитать ваши электронные письма только один раз: либо вы обрабатываете их напрямую, либо передаете их ответственному лицу, либо помещаете их в нужную папку. Таким образом, вы сэкономите время.

Примеры отказа: фразы

Итак, вас все достали, и вы решили говорить всем “нет”. Помните, люди чувствуют ваши эмоции. Если вы говорите неуверенно, это значит, что они могут сесть вам на плечи и ножки свесить. Вы говорите с заметным раздражением? Скорее всего, это приведет к ссоре. Хочу дать вам несколько полезных тактик, которые помогут сохранить отношения и отказать в просьбе.

Вас просят о помощи, и вы быстро бурчите: “Отстаньте от меня, я спешу!” Это неэффективный отказ. Лучше сказать: “Я не смогу вам сейчас помочь, слишком занят(а)”, “Спасибо, не стоит”, “Спасибо, мне приятно ваше предложение, но мне это сейчас не нужно / не интересно”.

Когда человек повторяет просьбу второй раз, вы можете ответить: “Отстань! Я не успеваю сейчас об этом говорить!” Возможно, это и будет иметь эффект, но сохранятся ли товарищеские отношения? Нет! В этом случае можно ответить по-другому: “Я снова повторю “нет”, так как это мое решение”.

Если человек оказался непонятливым и не отступает, вам следует проявить немного твердости и сказать фразу: “Пожалуйста, не нужно на меня давить”, или извиниться и уйти.

Примеры вежливого отказа:

  • Если вас попросили о невыполнимой любезности, сначала следует поблагодарить за то, что обратились именно к вам. Затем подчеркните, что вы рады были бы помочь, но не можете. Это выглядит приблизительно так: “Я рад, что могу быть полезным, это замечательное предложение, но я не смогу вам помочь”.
  • Если вы хотите выглядеть непоколебимым и вам некогда рассуждать, ответьте так: “Спасибо, но нет”, “Нет, я этого не хочу”, “Я уже пообещал другому человеку (если это действительно так)”, “Я этим сейчас или уже не занимаюсь”.
  • Если вами манипулируют и хотят во что бы то ни стало добиться вашего “да”, воспользуйтесь техникой “Перманентного отказа”.

Перманентный отказ – вежливый отказ, помогающий определить личностные границы и не зацепить других. Сначала поблагодарите за доверие, предложение. Затем приведите аргументы своего “нет”. Потом говорите твердое “нет” и выслушайте аргументы человека. После этого повторите аргументы просящего, дополняя своими в вашу пользу, и еще раз произнесите фразу отказа.

Такая техника позволяет говорить четко по сути, не оправдываться и лаконично выстроить свои границы. Не поддавайтесь манипуляции со стороны просящего, вы имеете право на вразумительное объяснение того, чего не желаете.

  • Выдерживайте паузу: “Я перезвоню вам в течение 10 минут”.
  • Не унижайте в разговоре самого себя: “ Я не смогу вам помочь, потому что я боюсь, туплю, впадаю в ступор и т. д.”. Такие фразы приводят к признании себя несостоятельным. Зачем вам привселюдно занижать свою самооценку?

Помните о том, что у другого человека тоже есть потребности, и он имеет право просить вас или кого-либо еще удовлетворить их. Он имеет право ожидать, что вы ответите положительно на его просьбу. Но вы имеете право принимать решение, помогать ему или нет.

Полный контроль над календарем

Время — ценный ресурс, и им нужно научиться управлять. Знали ли вы, что Уоррен Баффет повсюду носит с собой карманный дневник? Именно здесь он записывает информацию о важных заданиях, намеченных встречах и мероприятиях.

Делайте то же самое. Четко определяйте цели на сегодняшний день, записывайте их и всегда носите с собой дневник для того, чтобы помнить о списке заданий. И не позволяйте секретарю самостоятельно вносить в ваше расписание встречи, не давайте никому возможность контролировать ваше время. Только вы знаете о том, какой график будет наиболее продуктивным.

Про инструменты для планирования

Скажи, пожалуйста, а ты эти единички и нолики по своим ощущениям делаешь в эксельке или где?

Да, у меня Google Таблица такая большая, чтобы можно было с телефона зайти и с компьютера.

А что используешь для планирования дня и блоков?

Календарь – это вообще гениальная вещь. Главное – в календаре писать всё: встреча с врачём, ужин с женой, спорт. Там должны быть всё, ничего не должно лежать в голове, потому что человеческая оперативная память очень ограничена. Мы эволюционировали четыре миллиона лет и всё это время думали, как нам съесть сахар или убежать от волка или от тигра, а делать какие-то встречи мы начали лет сто назад. Ясно, что ты эволюционировал просто под другие задачи и тебе не нужно с эти бороться. Надо идти на поводу у эволюции и всё выкладывать в календарь.

У нас есть фаундер – сумасшедший чувак с точки зрения эффективности. Я к нему как-то пришёл и говорю: «Слушай, Дим, у меня проблема. Я когда заканчиваю работать, прихожу к семье и смотрю сквозь детей. Я играю с ними, а голова у меня ещё где-то на работе. И у меня очень размыта эта граница. Могу играть-играть и что-то вспомнить, и начать переживать». Я себя от этого чувствую отвратительно, так как нет ничего хуже (может меня поддержат как раз), когда ты чувствуешь себя плохим отцом, потому что кому нужна эта работа, если черед пять лет уже не вспомнишь, почему переживал. А ребёнок-то сейчас растет. Он меня послушал и ответил: «Я прекрасно понимаю, что ты чувствуешь, у меня было то же самое. Одна вещь – Getting Things Done. Тебе нужна штука, в которую ты будешь записывать всё, что происходит у тебя в голове. Любой трекер выбрать. Я делаю это в заметках в айфоне. Просто ты садишься, заводишь какие-то проекты: здоровье, работа, семья и так далее. Главное правило – как только тебе приходит какая-то мысль, ты тут же её туда пишешь и настраиваешь время, когда тебе о ней напомнить. Ты думаешь, что нужно позвонить какому-то человеку в субботу, значит напоминание должно в пятницу». И когда ты садишься и делаешь полностью дамп, всю голову кладешь в эти тудушки, ты про них забываешь и ничего в голове не держишь. Ты о них больше не переживаешь. Главное – осознанно сесть и освободить свою голову. Дальше уже сама машинка тебе напоминает: здесь встреча, тут напиши это, а тут это.

Ещё он говорит: «Важно тайм-блокинг делать не только по работе, но и по всем сферам своей жизни». Если ты осознанно не выделяешь на это время, у тебя не будет никогда прогресса. Поэтому должен быть блок «Relationship», то есть – отношения. У тебя должно быть точно забронированное время, когда ты с женой или с девушкой. Ты можешь всё остальное время с ней проводить, но, условно, вечер воскресенья – это только ваше время.

Или, допустим, «Здоровье». У нашего фаундера это блок с одиннадцати утра до часа в субботу. Он говорит: «Что бы не случилось, я никогда не забуду забронировать это время. У меня этот блок может быть даже не занят (нет договоренности с доктором, не нужно сдавать анализы), но я точно знаю, что у меня на неделе будет время, на которое я могу рассчитывать. Поэтому, если я по ходу недели вспоминаю, что мне нужно сдать какой-то анализ, я бросаю это в To-Do лист и прошу, чтобы приложение мне напомнило в пятницу или в субботу».

Есть Дэвид Аллен, который, наверное, прародитель всего про эффективность. У него есть книга, которая называется «Getting things down». Её обсасывают почти все в мире коучи по эффективности, потому что это реально крутая штука, она отлично работает. Я не читал «Getting things down», потому что кто-то говорит, что она отлично подходит для задач 90-х годов, не 2020-х, когда тебе нужно почту и чаты разгребать. Но у него есть другая, которая называется «Готов ко всему». Она очень короткая, написана как набор глав с советами. Ничего там лишнего, никаких историй, личной биографии, как любят писать авторы. Там есть просто набор советов. И там есть очень крутая (по-моему, первая) глава «Про стресс» о том, как менеджить свои задачки. Там фраза звучит так: «Cтресс приходит от несоблюдения договоренностей с собой». Это важная штука, потому что в момент, когда ты теряешь задачки какие-то, ты переживаешь, ты стрессуешь. Например, договорился что-то сделать, но забыл, вспомнил ночью… а если бы не вспомнил? Из-за этого очень важно все эти договоренности с собой фиксировать.

Я в качестве инструмента для этого использую календарь и Todoist, для меня они отлично подходят. Главное, делать это в электронном виде, чтобы доступ был отовсюду (телефон, компьютер и все прочее). Листочки работают так себе.

Ну ты меня сейчас конкретно замотивировал к тайм-блокингу подойти. Ещё раз сделаю попытку.

На самом деле я так загорелся блокингом, когда мне жена на день рождения подарила Apple Watch, я себе сделал циферблат-календарь, но там у меня было пусто. И он мне каждый день писал «У вас дел нет». А я сижу и такой: «Блин, у меня же дел дофига». И я подумал, что мне нужно всё это вносить в календарь, а значит надо это всё разбивать.

Получается, нужно в календаре расписывать весь свой день. Условно, с пробуждения до момента когда ложишься спать?

Да. Есть, например, книжка «The Miracle Morning». В ней говорится о том, что на утро нужно планировать полтора часа дня на главный свой фокус.

Наш фаундер так и делает. Он просыпается, у него утром блок, на который никто не может претендовать. Собственный главный фокус – здоровье. Он там растяжку и делает и т.п.