Государственное учреждение
Республиканский центр по
организации оздоровления,
отдыха и занятости детей
и подростков

В поисках 25-го часа. Семь советов, как научиться всё успевать

Подавляющая часть людей живёт в жёстком ритме, который напоминает не прекращающийся ни на минуту аврал. Каждый день нужно решать множество вопросов, успевать в несколько мест, а время, как известно, не резиновое. Вся эта спешка негативно воздействует на психику и изматывает нервную систему. Как результат, наступает синдром хронической усталости, что ещё больше усугубляет ситуацию. Но можно жить и другой жизнью, если научиться управлять своим временем.

GTD — Getting Things Done. Суть системы — помочь довести дело до конца. Пользуются этой методикой не только в тайм-менеджменте, но и в работе с информацией. Но есть один нюанс — GTD требует строгой дисциплины и работы над собой, что уже само по себе не каждому может подойти.

Правила системы:

  1. Никакой мультизадачности. В один отрезок времени — только одна задача.
  2. Всю информацию нужно записывать, не надо держать её постоянно в голове.
  3. Вместо абстрактного списка дел составлять конкретный план действий.
  4. Хранить информацию надо так, как это проще и удобнее именно вам.
  5. Воспринимать любое дело или событие не как проблему, а как задачу, требующую решения, и стараться это решение найти.

А теперь разберемся, в чем же суть метода:

1. Вся информация о ваших делах, планах, идеях собирается и записывается в каком-то одном месте (это может быть файл на компьютере или бумажный блокнот, как вам удобнее). Это папка Inbox, то есть входящая информация.

2. Информация в Inbox периодически сортируется и распределяется по различным категориям в зависимости от содержания, например: «Работа», «Учеба», «Дом» и так далее.

3. Каждой задаче из Inbox присваивается определенный статус.

  • Если с этой информацией нельзя ничего сделать, то она либо удаляется (так как бесполезна), либо переносится в базу знаний (там у вас хранятся потенциально полезные знания), либо отправляется в раздел «когда-нибудь» (например, если это какая-то идея, неосуществимая сейчас).
  • Вторая часть Inbox — это информация и дела, требующие ваших действий. Если дело занимает менее двух минут, то его надо выполнить сразу.
  • Остальные дела либо планируются на определённое время, либо откладываются (но тоже на строго определенный срок, в идеале — с пометкой в календаре) или же передаются кому-то.

4. Когда вы закончили распределять дела, начинайте их выполнять.

Чьи биологические часы точнее

Современная биология говорит нам, что механизмы восприятия времени связаны с биологическими часами человека: предполагается, что в нас происходят физиологические процессы, благодаря которым отсчитываются «кванты времени» [Моисеева Н.И., 1975]. Из этого делается вывод, что изменение скорости протекания биологических процессов меняет и наше восприятие. В подтверждение этой теории было показано, что при повышении температуры тела человек начинает переоценивать количество прошедшего времени, а при понижении — недооценивать [Hancock P.A., 1993]. Доказательства были получены и при работе с фармакологическими препаратами: при усилении метаболизма происходит переоценка времени; при употреблении же определенных наркотических веществ происходит замедление субъективного ощущения времени [Гусев А.Н., 2007].

С точки зрения современной психологии, время субъективно ускоряется, если: 1) увеличивается концентрация событий на период времени [Ornstein R.E., 1969]; 2) возрастает сложность стимулов [Шиффман Х.Р., 2003]; 3) возрастают усилия, требуемые для переработки информации [Шиффман Х.Р., 2003]; 4) возрастает внимание, направленное на оценку времени [Brown S. W., 1985]. Существуют и другие взгляды: субъективное время зависит от видимого пространства (чем меньше его размер, тем медленнее течет время) [Cohen J., Hensel C.E.M, Sylvester J.D., 1953]. Курт Левин отмечает, что возраст также влияет на «растянутость» нашего психологического времени [Lewin К., 1964]. Дети живут настоящим, для них практически не существует ни прошлого, ни будущего. С возрастом человек все больше задумывается над своим прошлым, начинает строить планы на будущее — его субъективное время ускоряется. Подобная точка зрения поддерживается и в современной литературе. Так, известный японский писатель Харуки Мураками замечает: «Время проходит, вот в чем беда. Прошлое растет, а будущее сокращается. Все меньше шансов что-нибудь сделать — и все обиднее за то, чего не успел».

Условно говоря, мы можем сделать вывод о том, что наиболее медленно время течет для ребенка, имеющего пониженную температуру, у которого замедлен метаболизм и который бездельничает в зрительно небольшом пространстве. Быстрее же всего время бежит для лиц пожилого возраста с повышенной температурой тела и ускоренным метаболизмом, увлеченных сложной многоуровневой задачей в большой комнате.

Об авторе

Александр Верещагин – эксперт в области повышения личной продуктивности. Специалист по биоэнергетике.

Участник проекта Ицхака Пинтосевича – «Академия экспертов».

Действительный член ассоциации практических психологов ГИПНАРТ.

Тренер личностного роста, коуч, писатель. Номинант нескольких литературных премий.

На данный момент проживает в Тамбове.

Свое кредо формулирует так: «Моя миссия – помогать людям в решении их проблем, самому гармонично развиваться во всех сферах жизни и обучать этому. А также увеличивать личную эффективность людей за счет моей методики управления психологическим временем».

Адрес для связи: avtrener@

Планирование

Планирование — ключевой момент в управлении временем. Составляя план, учитывайте, что он должен быть разумным и осуществимым — от этого зависит ваша эффективность.

Ставьте конкретные цели и задачи

Корректно описать свою цель — задача не из простых. Мне помогли с этим специальные техники тайм-менеджмента.

Декомпозиция

Различайте цели и задачи. Цель — масштабная и общая. Чтобы достичь цели, нужно е` «раздробить» на более конкретные и локальные задачи. Такой прием называется «декомпозицией целей».

К примеру, вам нужно организовать мероприятие. Ваша цель — «Мероприятие проведено в указанные сроки в рамках утвержденного бюджета». Достижение этой цели складывается из выполнения конкретных задач:

  • «Выбор и согласование площадки»,
  • «Выбор и согласование приглашенных»,
  • «Выбор и организация развлечений».

SMART

После того как вы разбили основную цель на задачи, чётко сформулируйте их. Используйте для этого метод SMART. Задача должна быть:

  • конкретной (Specific),
  • измеримой (Measurable),
  • достижимой (Attainable),
  • актуальной или истинной (Relevant),
  • ограниченной во времени (Time-based).

Сформулированную таким образом задачу легко выполнять — в её описании уже заложены требования. Пример формулировки задачи по SMART: «Увеличить онлайн-продажи на территории России к концу 2017 года на 25 %».

Фиксируйте план действий

Записывайте задачи и цели в бумажный или электронный планировщик. Это поможет освободить голову и не переживать, что вы что-то забыли. Как бонус, получите массу удовольствия, вычеркивая выполненную задачу из списка. При этом мотивация завершить следующую задачу возрастает.

Диаграмма Ганта

Это визуальное представление запланированных дел в виде календаря. Укажите в диаграмме задачи, их сроки, время и порядок выполнения.

Новые тесты

    Любите ли Вы себя? Довольны ли Вы собой? Сова или Жаворонок? Принадлежите ли вы к оптимистам? Велики ли глаза у страха? Умеете ли вы радоваться? Жил человек рассеянный Любите меня Ваша сексуальность Настоящий мужчина – это… Узнайте особенности характера вашего ребенка

Новые статьи

    Как правильно спорить с мужем? Как завоевать уважение окружающих Как побороть страх и неуверенность в себе? 10 способов поднять себе настроение Какая помощь нужна человеку в стрессовой ситуации? Как сделать брак благополучным? Планирование и его опасности Психология спорта: дыхание и состояние

советов для тех, кто хочет все успеть

В сутках всего 24 часа. Как использовать время рационально?

  1. Научитесь планировать день. Распишите себе план и придерживайтесь его. Первые 3-5 дней допустимы отклонения от плана. После старайтесь следовать тому, что наметили, не отвлекаясь на другие дела;
  2. Для задач на день используйте планировщики: бумажные или электронные. Используйте в телефоне, ноутбуке «напоминалки», не стесняйтесь пользоваться стикерами. «Я и так запомню» – слоган на будущее, сейчас используйте календарь, телефон для напоминания;
  3. Расставляйте приоритеты. Задач на день можно написать бесконечно много. Определите, что нужно сделать действительно срочно, что может подождать пару дней. Это повысит результативность;
  4. Задачи, на выполнение которых нужно 5-10 минут, выполняйте сразу. Зачем откладывать? Загрузить белье в машину или убрать рабочее место – дело нескольких минут;
  5. Научитесь совмещать простые задачи. Смотрите любимый сериал? Погладьте белье. Добираетесь до работы на общественном транспорте? Почитайте книгу. Стоите в пробке? Послушайте аудиокнигу;
  6. Учитесь делегировать обязанности. Дома ваши близкие могут помочь помыть посуду или загрузить стиральную машину. На работе можно попросить коллегу помочь с какой-то задачей;
  7. Меньше уделяйте внимание «пожирателям времени» – социальным сетям;
  8. Ставьте для себя строгие сроки выполнения и придерживайтесь их. Никаких откладываний «на потом»;
  9. Не забывайте про отдых! Цейтнот и многозадачность – состояния, которые обязательно нужно «разбавлять»: прогуляйтесь, сделайте мини-зарядку, пообщайтесь с друзьями или поспите;
  10. Приучите себя ложиться спать и просыпаться в одно время.

Можете с уверенностью сказать, что управляете своим временем? Как продуктивно использовать каждую минуту? Наши советы помогут стать хозяином своего времени!

Понимание конечной цели

Чтобы добраться до цели, вам нужно знать, в каком именно направлении вы идете и куда хотите попасть. Без этого любые усилия будут попросту бесполезны. Да, вы точно знаете, что хотите быть богатым, здоровым, успешным, но это не цели, это желания.

Цель должна быть четко определена. Хотите стать успешным? Прекрасно! А в какой именно сфере вы собираетесь добиться высот? Что значит успех лично для вас? Вы хотите стать незаменимым сотрудником или же открыть собственное дело? В каком месяце или году вы планируете достичь нужного результата? «Хочу похудеть» — это не цель. «В течение двух месяцев я сброшу 5 кг» — это более конкретно, это то, чего можно достичь.

Сосредоточьтесь на одной задаче за раз

Если в вашей работе много разных дел, постарайтесь сосредоточиться на одной вещи за раз и не отвлекаться на электронную почту, телефонные звонки и прочее.

Только после того, как вы выполнили задание, вы можете перейти к следующему. Как правило, ваши коллеги поймут, если вы время от времени говорите им, что не хотите, чтобы вас беспокоили.

Попробуйте прочитать ваши электронные письма только один раз: либо вы обрабатываете их напрямую, либо передаете их ответственному лицу, либо помещаете их в нужную папку. Таким образом, вы сэкономите время.

ПОДВЕДЕМ ИТОГИ

  1. Выясните, на что вы тратите свое время впустую, и постарайтесь этого больше не делать.
  2. Возьмите за привычку свой день планировать заранее, и в конце дня составлять на следующий день список дел. Запланированная деятельность дает чаще лучший результат, чем незапланированная. Но не планируйте очень много дел, не пытайтесь свои силы переоценить.
  3. Вносите в ранее вами составленный список дел появившиеся новые задачи. Количество информации, которая поступает на работе велико, поэтому удержать ее в голове легкомысленно.
  4. Расставляйте правильно приоритеты, устанавливайте их по критериям важности и срочности. Назначьте для всех задач крайний срок, и сначала выполните те, у которых приоритет выше. Возможно, будут сделаны не все задачи из вашего списка, и это нормально.
  5. Остановите свое внимание на одной какой-то задаче. Если человек концентрируется на чем-то одном, то его мозг будет работать более продуктивно. Крупные дела разбивайте на более мелкие. Такой принцип называют «съесть слона по кусочкам». Избегайте откладывания дел на потом и любого промедления.
  6. Не дайте себя отвлечь пустыми разговорами по телефону и просиживанием в социальных сетях.
  7. Проведите с пользой то время, когда вы едете в автобусе, метро, стоите в пробке: почитайте книгу, прослушайте аудио-уроки, поучите иностранный язык и т.д.
  8. Делайте перерывы на 5 минут один раз в час, разомните шею, потянитесь, выполните повороты и наклоны головы, что позволит увеличить работоспособность. Если у вас не получается себя приучить делать перерывы, то на свой компьютер установите специальную программу, которая на выбранное вами время сможет заблокировать его работу.
  9. Попробуйте обучиться азам тайм-менеджмента, т.е. планировать свою неделю, день, выделяя минут 15-20 на форс-мажорные обстоятельства.

Никто, кроме вас, не сможет рационально распоряжаться вашим временем, поэтому приняв соответствующее решение, работайте над собой, прилагайте усилия к тому, чтобы научиться уважать и беречь собственное время. Вы будете удивлены, насколько много бесценных минут вашей жизни совершенно незаметно проходят впустую.

Тимошенко Елена

Совет шестой: научитесь не терять времени

Люди очень часто теряют время зря и даже не замечают этого. Показатель пустой траты времени – суета и тревожность, которые проявляются в следующих признаках: если человек без всякой причины начинает слишком часто проверять свою почту или заходить в социальные сети, если он начинает чаще обычного курить, пить чай, перекусывать или ходить в туалет. Отследив у себя эти признаки, скажите себе: стоп! Спросите себя, что для вас важнее делать прямо сейчас – пить чай или что-то другое? Постарайтесь не убегать от важных дел, даже если вам не очень хочется их делать.

Совет шестой: научитесь не терять времени

Но здесь тоже могут быть скрытые проблемы: возможно, вы откладываете свои дела потому, что вас что-то пугает или тревожит? Или вы боитесь, что не справитесь с этими задачами? Постарайтесь разобраться и понять, что именно вызывает у вас тревогу и почему вы никак не можете приступить к важному делу. Если вы не сможете самостоятельно понять причину своей тревожности, можно обратиться за помощью к психологу. Как белка в колесе. Где найти время на себя Подробнее

Заключение

Дорогие мои, говорить “нет” не сложно, если делать это умело! Для этого вам необходимо:

  1. Знать причину своей безотказности. Именно знание причины ведет к решению проблемы.
  2. Используйте предоставленные выше советы и фразы для лаконичного и вежливого отказа.
  3. Если вам не хватает смелости или практики для отказа, читайте книги и проходите тренинги, онлайн-интенсивы, посвященные этой теме.

С вами была Людмила Редькина, если вас заинтересовала эта тема, и вы имеете опыт вежливого “нет” без угрызений совести, поделитесь им с нами в комментариях. Желаю вам построения гармоничных отношений и твердого отстаивания своих границ!

Правило Парето наоборот

Для этого есть разные правила. Например, правило Парето, когда двадцать процентов усилий дают восемьдесят процентов результата. Все про него знают, но его, видимо, нужно как-то по-другому интерпретировать. Нужно говорить наоборот, что восемьдесят на двадцать; что дополнительное время заполняется неважными действиями. Т.е. ты потратишь четыре пятых своего времени, чтобы получить двадцать процентов результата. Это тоже очень важно.

Всегда это в стартапах начинается – ты думаешь, как буквально в два, три клика можно значительно повысить результат. Мы так первые в российском фудтехе вышли в операционную прибыльность.

Началась доставка продуктов из магазинов, а это не очень высоко-маржинальный бизнес, честно скажем. Яндекс и другие наши конкуренты, например, операционно неприбыльны. Они на обслуживание каждого заказа тратят денег больше, чем с него получают. Можно, конечно, делать всякие крутые алгоритмы, какие-то распределения, что-то предсказывать, но мы за две недели увеличили прибыльность на триста/четыреста процентов, сделав два банальных действия. Мы просто посмотрели распределение минимального чека по заказа и распределение тяжелых заказов. Потом сделали следующее:

минимальную стоимость заказа. Сказали: «Заказывайте себе не на тысячу, а на две тысячи, потому что нам невыгодно возить за тысячу». Мы просим не нам больше денег платить, а себе больше товаров покупать.

доставки увеличили тоже примерно на пятьсот процентов для тяжелых заказов, потому что у нас были B2B клиенты, которые заказывали по несколько тонн сахара, и нам это рушило всю операционнку.

Кажется, что это всё банальные вещи, но рынок делал абсолютно другое в погоне за предложением для клиента: уменьшали стоимость доставки, делали минимальную стоимость заказа 1 рубль. Мы как-то заказывали у конкурента, чтобы проверить. В итоге люди нам четыре часа собирали и доставляли одну жвачку за рубль (стоимость доставки).

Есть интересный принцип Сэта Година (такая икона маркетинга в Силиконовой долине, и в целом в Америке) про увольнение клиентов. Он говорит: «Выберите тех клиентов, которые полезны вам для взаимовыгодного сотрудничества, всех остальных увольняйте». Вот и мы, когда нужно было бороться за существование, сделали это.

Три недели маржинальность кратно росла, мы стали первым операционно-прибыльным стартапом. Ещё через пару месяцев мы привлекли огромный раунд на пятьсот миллионов рублей, хотя до этого у нас было шестьдесят отказов от фондов, потому что никто не верил, что мы сможем выйти в прибыль.

Поэтому Парето реально работает. Главное – понимать, где эти двадцать процентов усилия. На самом деле в этом всё мастерство, хотя, может быть, это очень просто звучит.